Haarersatz: Abrechnen mit den Krankenkassen

Wer bisher noch nicht viel mit dem Verkauf von Perücken zu tun hatte, dem stellen sich bezüglich des Ablaufs einer Perückenberatung, vor allem aber hinsichtlich der Erstattung des Betrages, den die Kundin von ihrer Krankenversicherung zu erwarten hat, viele Fragen. Nicht selten landen diese Friseure bei ihrer Recherche früher oder später beim Bundesverband der Zweithaarspezialisten e. V. (BVZ). Gerne übernimmt die Geschäftsstelle bei Nicht-Mitgliedern die Erstinformation und nennt bei zu detaillierten Fragen auch externe Ansprechpartner. Eine umfassende Beantwortung aller Fragen von Nicht-Mitgliedern ist aber nicht möglich, denn der Verband ist in erster Linie Ansprechpartner für seine Mitgliedsbetriebe, die unter anderem für diese Dienstleistung einen monatlichen Beitrag  bezahlen.
Natürlich freut sich der Verband über jedes weitere Mitglied, stellt jedoch auch immer wieder klar, dass man entgegen den Aussagen mancher Krankenkassenmitarbeiter, kein Mitglied im BVZ sein muss, um mit den Kassen abrechnen zu dürfen. Die Voraussetzungen hierfür sind andere.
 
Wer darf denn nun eigentlich mit den Kassen abrechnen? Prinzipiell kann laut Sozialgesetzbuch V nur der sogenannte „Leistungserbringer“,  also der Friseur/Zweithaarspezialist, der die Leistung „Perücke“ erbringt, mit der Kasse abrechnen. Das heißt, er bekommt den Betrag für die Perücke direkt von der Abrechnungsstelle der Kasse überwiesen. Im Gegensatz zu früher ist es gesetzwidrig, wenn der Kunde sich das Geld direkt bei der Kasse holt bzw. überweisen lässt. Allerdings ist dem Verband bekannt, dass vor allem die AOKs ihre Versicherten sogar schriftlich dazu auffordern, die bereits an das Zweithaarstudio bezahlte Rechnung bei der zuständigen Geschäftsstelle bzw. dem Kundencenter der Kasse zur Erstattung einzureichen.
In allen dem BVZ bekannten Fällen wurde der Verbandsanwalt eingeschaltet, der die Kassen darauf hinwies, dass diese Abrechnungspraxis rechtswidrig ist. 
 
Damit das Studio mit den Kassen abrechnen darf, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Zum einen muss der Betrieb „präqualifiziert“ sein, zum anderen sind Verträge mit den Kassen erforderlich. (Nachzulesen im Sozialgesetzbuch V in den Paragraphen 126 und 127)
Die „Präqualifizierung“ wird immer wieder mit der „ISO-Zertifizierung“ verwechselt. Nach erfolgreicher Präqualifizierung wird dem Betrieb mittels eines „Zertifikats“ bescheinigt, dass er nach Sichtung der eingereichten Unterlagen zur Abrechnung mit den Kassen zugelassen wird. Eine Präqualifizierung ist somit also nichts anderes als eine Zulassung.
Unsere "DIN EN ISO 9001:2015" Zertifizierung ist jedoch etwas anderes. Sie ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, um das Management im Salon kontinuierlich und strukturiert zu verbessern und hat nichts mit der Möglichkeit mit Kassen abzurechnen zu tun.
 
Wie und wo kann man sich präqualifizieren lassen? Es gibt in Deutschland eine Reihe von Firmen, die die Zulassung prüfen und die entsprechende Bescheinigung ausstellen. 
 
Wir haben unseren Mitgliedern die Präqualifizierungsstelle „VQZ Bonn“ vorgeschlagen. Auf deren Homepage www.vqz-bonn.de findet man alles Wichtige rund um die Zulassung, vom Antrag über die Ansprechpartner und deren Kontaktdaten bis hin zur Verfahrensdauer. Über das Formular wird unter anderem abgefragt, ob der antragstellende Betrieb sowohl die fachlichen als auch räumlichen Voraussetzungen erfüllt. Dies muss anhand von Meisterbrief, Fotos und Bauplänen belegt werden. Darüber hinaus müssen jedoch noch viele weitere Angaben gemacht werden.
 
Die IK-Nummer
Eine Voraussetzung, um das Präqualifizierungsverfahren überhaupt in Gang setzen zu können ist, dass man bereits ein sogenanntes Institutionskennzeichen (IK-Nummer) hat.  Eine IK-Nummer ist eine neunstellige Zahl, mit deren Hilfe Abrechnungen im Bereich der deutschen Sozialversicherung einrichtungs­übergreifend abgewickelt werden können. Alle Einrichtungen, die Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch bringen, benötigen diese Nummer. ABER: Diese Nummer ist NICHT die Zulassung bzw. Präqualifizierung, sondern nur eine Voraussetzung dafür.
 
Der Vertrag mit den Krankenkassen
Um abrechnen zu dürfen bedarf es weiter eines Vertrags mit den entsprechenden Krankenkassen. Ein Vorreiter ist hier ganz klar der Verband der Ersatzkassen (vdek),  dem sechs große Versicherungen angehören: Barmer GEK, die Techniker Krankenkasse, DAK, Kaufmännische, Hanseatische und hek.
Der vdek hat mit dem BVZ einen Vertrag mit Preisvereinbarung abgeschlossen, der bundesweit einheitliche Preise regelt. Betriebe, die Mitglied im BVZ sind, gehören automatisch diesem Vertrag an. Wer keine dieser Voraussetzungen erfüllt, kann durchaus auch als Einzelbetrieb einen Vertrag mit der vdek abschließen.
Laut Sozialgesetzbuch V  § 126  dürfen Hilfsmittel (Perücken) an Versicherte nur auf Grundlage von Verträgen abgegeben werden. Somit sind im Grunde auch alle anderen Kassen gezwungen, Verträge mit dem maßgeblichen Verband der Branche – dem BVZ – oder auch einzelnen Betrieben abzuschließen. Tatsache ist jedoch, dass es noch genügend Kassen gibt, die nicht bereit sind, Verträge zu schließen, sei es mit oder ohne Preisvereinbarung. Diese Kassen beziehen sich dann immer auf Absatz 3 des Paragraphen, der regelt, dass Kassen auch Vereinbarungen im Einzelfall treffen können, wofür sie keine Verträge benötigen.
Die tägliche Praxis zeigt jedoch, dass immer mehr Versicherungen auf Verträge bestehen.
 
Die elektronische Abrechnung und der elektronische Kostenvoranschlag
Wenn man beide Voraussetzungen erfüllt hat, sowohl Präqualifizierung als auch die erforderlichen Verträge, hat man aber trotzdem noch keine Ruhe. Entweder man hat sich im Vorfeld bereits eingehend informiert oder man stellt schnell fest, dass die Kassen sämtliche Unterlagen elektronisch übermittelt haben wollen. Sowohl die Abrechnung des Haarersatzes als auch, der vorab zu stellende Kostenvoranschlag müssen elektronisch eingereicht werden. 
Während die elektronische Abrechnung vom Gesetzgeber vorgegeben ist (SGB V § 302), ist der elektronische Kostenvoranschlag ausschließlich auf den Wunsch der Kassen zurückzuführen. 
 
Nun stehen die Betriebe meist vor der Frage: Wie mache ich denn das alles elektronisch? Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, am Ende muss jedoch jeder für sich selbst entscheiden, welche für ihn die richtige ist. Der BVZ hat die Erfahrung gemacht, dass jeder Unternehmer sich fragen muss, welcher „Typ Mensch“ er ist. „Habe ich einen Computer? Komme ich damit klar? Habe ich Spaß an der Büroarbeit oder kann ich zwar gut mit Menschen umgehen aber von Büroarbeit bekomme ich schlechte Laune? Bin ich der Meinung, meine Zahlen gehen nur mich was an oder würde ich diese auch einer Abrechnungsstelle zur Verfügung stellen?“ Wenn man sich diese Fragen beantwortet hat, kristallisiert sich schnell heraus, ob es eine gute Idee ist, sich die erforderliche Software zu kaufen, über die man selbst abrechnet oder ob man die Dienstleistungen einer Abrechnungsstelle in Anspruch nimmt. Beides hat Vor- und Nachteile. 
 
Es zeigt sich also, dass auch diese Berufsgruppe von der zunehmenden Bürokratie in der Gesundheitsbranche nicht verschont wird. Wer sich jedoch durchgebissen hat, stellt hinterher fest, dass das Bürokratiewachstum nicht nur die Kosten in die Höhe treibt, wie so mancher Kritiker nicht müde wird zu erklären, sondern einen am Ende auch zwingt, die eigenen Betriebsabläufe zu überdenken, neu zu strukturieren und somit auch zu verbessern.
 
Text: Ramona Rausch, Geschäftsführerin BVZ